Az első benyomás
Az iroda a cég első benyomása, ezért az elsődleges cél olyan irodát választani, ami az anyagi lehetőségek korlátai között tükrözi a cég arculatát, jellegét, komolyságát, esetleg termékének vagy szolgáltatásának célcsoportját. Messzemenő következtetéseket lehet ugyanis levonni abból, hogy melyik kerületben van az iroda, az épület hányadik emeletén, hogy lakásiroda vagy irodaházi hely-e, milyen a megközelíthetősége-, a parkolási lehetőségek, milyen a berendezése, hogy klímás e vagy nem. Nem mindig jó a legolcsóbb irodát kibérelni, mivel komoly üzletektől eshetünk el, ha a partnerben bizalmatlanságot kelt az iroda.
Egy helyen az ügyféllel és a konkurenciával
A hatékonyabb ügyfélkapcsolat - és munkavégzés miatt, amennyiben meghatározott karakterű ügyfélkörünk van, érdemes az ő környékükre települni. Például ha pénzintézetekkel, pénzügyi cégekkel dolgozunk, a belváros V. kerülete egy igen közkedvelt hely.
Szintén nem árt ha azon cégek közelében vagyunk akik hasonló hajóban eveznek mint mi. Presztízs szempontból sem utolsó, ha a vállalkozó abban a negyedben, városrészben van működik, amely ágazatának központja. Egymás szomszédságában találjuk a legfontosabb reklámügynökségeket, napilapokat, kiadókat. Az informatika, telekommunikáció iparága a XI kerületben csoportosul.
Irodaház vagy lakásiroda
Mindkét megoldásnak vannak előnyei és hátrányai. Az irodaházakban kész szolgáltatásokkal és infrastruktúrával várják a bérlőket, mint internethálózat, légkondi, telefonközpont, takarítás, zárt parkolóhelyek a dolgozói létszám függvényében.
Mindezen szolgáltatások a lakásirodák esetében a saját utánjárásunk eredményei. Nekünk kell, mind az internetet, telefont, berendezést stb. rendeznünk. Mindezek akár előnyként is felfoghatók, hiszen így a saját ízlésünknek megfelelően rendezhetjük be irodánkat, „családiasabb” hangulatot nyújthat ez által, amire egy irodaház kevésbé képes. Lakásirodát ráadásul nagyobb választékban és gyakran olcsóbban találunk jó kilátással és megközelíthetőséggel, mint irodaházat.
A parkolás jelentheti azonban a legnagyobb problémát, mivel a lakásirodák nem rendelkeznek mélygarázzsal vagy saját parkolóval, így az utcán parkolás a vállalkozó zsebét terheli.
A mérleg nyelve ugyancsak elmozdulhat az irodaház javára, ha megvizsgáljuk a bővíthetőség szempontját. Cégünk előbb vagy utóbb kinőheti addigi méretét és szüksége lehet újabb területekre. Az irodaválasztás előtt célszerű e szempontot is megvizsgálni.
Kategória
Az irodaházakat A,B és C kategóriába osztjuk. Az „A” jelenti a modern, korszerű új építésű irodaházakat, melyek minden szükséges infrastruktúrával ellátottak, míg a „C” az elmúlt rendszer szocreál, gyenge minőségű épületeit jelenti. Találkozhatunk prémium kategóriájú irodaházakkal is, melyeket „A+” jelölnek. A minőségbeli különbségek természetesen a bérleti díjakban is erősen megmutatkoznak.
Osztott klasszikus, vagy nyitott amerikai
Mindkét megoldásnak megvan az előnye és hátránya. Az amerikai típusú egytermes iroda nagy előnye a jó hangulat, a gyors kommunikáció a munkatársak között. Hátránya a folyamatos zaj. Ezt a verziót olyan tevékenység esetén érdemes választani, mely kevésbe igényel koncentrációt. Ebben az esetben a megosztott iroda a befutó.
Az ár és tartalma
Árajánlat kérés, vagy tárgyalás esetén nem árt, ha tájékozódunk a környékbeli „konkurens” irodaházak bérleti díjairól. Ugyancsak hasznos, ha ismerjük az irodapiac átlagárait. Budapesten az „A” kategóriás irodák négyzetmétere átlagolva 13-17 Euro között mozog. A „B” kategóriára jellemző négyzetméterárak 9-11 Euro.
Gondosan figyeljünk az árajánlat tartalmára, ugyanis a látszólag kedvező díjba előfordulhat, hogy nincsenek beleszámolva különböző járulékos költségek, takarítás. Arról sem szabad megfeledkezni, hogy a bérleti díjhoz rezsi költség is járul, melyet fogyasztás alapján vagy átalányformájában havonta kell fizetni. Az árak összehasonlítását tehát a teljes költségekre kell érteni, hiszen így állapíthatjuk meg, hogy a végén melyik irodaházzal járunk jobban.
Mi legyen a szerződésben
A bérbeadók a legtöbb esetben 3 havi kauciót írnak elő biztosítékul. Ennek szerepelnie kell a szerződésben, csak úgy mint minden anyagi részletnek, a bérlet időtartamának, a felmondási időnek, használati feltételeknek (bent lehetünk akár 24 órán át, vagy este bezárják az irodaházat), a bérlőnek járó garázshelyek számának. Rendelkezni kell a felelősségről, a biztosításról és a károk viseléséről is.
