Az emelkedő építőipari árak és növekvő kivitelezési idő miatt a bérlőknek erre már az irodakeresés kezdeti fázisában kiemelt figyelmet kell fordítani. Nemcsak a felelős üzleti döntés meghozásához szükséges minden tényező költségvonzatát ismerni, hanem időben is kell elkezdeni a tervezést, hogy az új iroda ne kompromisszum legyen, hanem előzetes elképzeléseink megvalósulása.

A Robertson Hungary közel 20 éves ingatlanpiaci tevékenykedése alatt azt tapasztalta, hogy egyre több bérlő azért fordul hozzánk segítségért, mert a különböző irodaházaktól kapott árajánlatokat nehéz összehasonlítani, hiányzik a költségkalkuláció átfogó elemzéséhez szükséges szakmai tapasztalat. A Bérlők tisztában vannak azzal, mennyi lesz a havi költségük az irodabérléssel kapcsolatban. A nyilvánosan is elérhető bérleti díj, parkoló bérleti díj, raktár bérleti díj, üzemeltetési költség adatokkal könnyű számolni, viszont legalább annyira fontos költségtényező az iroda kialakításának költsége. Ez utóbbit nehezebb megfogni, összehasonlítani az egyes tulajdonosoktól érkező ajánlatokat.  A tulajdonosok módszertana nem egységes, mindenki más-más stratégiát tart hatékonynak.

A Bérbeadók leggyakrabban két megoldást alkalmaznak. Az egyik esetben a Bérbeadó vállalja az iroda teljes kiépítését sztenderd műszaki leírás alapján. Ebben az esetben a szerződéstárgyalás során a felek pontosan megfogalmazzák mit tartalmaz a sztenderd műszaki leírás, minden egyéb extra kérés a Bérlő költsége. A másik legelterjedtebb üzleti gyakorlat, hogy a Bérbeadó vállalja az iroda teljes kiépítését egy meghatározott összeg alapján, ami napjainkban 100-300 euró/m2 közötti összeg. Extrém esetben az is előfordul, hogy néhány Bérbeadó nem ad hozzájárulást a kialakításhoz és a Bérlőnek mindent saját erőforrásból kell megoldania.

A Bérlők sokszor csak a szerződéskötéskor szembesülnek azzal, hogy nem tudják pontosan mit jelent a Bérbeadó részéről nyújtott irodakiépítési hozzájárulás, vagy hogy mennyit is jelent az pontosan és mire elég. Az aláírt bérleti szerződés szerves része a jóváhagyott ültetési terv, amely az iroda végleges tervét vázolja, ez alapján kerülnek meghatározásra a kiépítési költségek. Fontos azonban tisztában lenni azzal, hogy a gyengeáramú végpontok kiépítése, kábelezés és a szerverszoba hűtése és szerverszoba kiépítésével kapcsolatos extra igények megvalósítása nem része a sztenderd kiépítésnek, költsége minden esetben a Bérlőt terheli.

Vizsgáljuk meg közelebbről mit is jelent a gyakorlatban, ha a bérbeadó sztenderd alapján ajánlja meg a kiépítési hozzájárulás költségét.  A sztenderd műszaki leírásban a Bérbeadó pontosan meghatározza, hogy mit és milyen minőségben fognak kiépíteni. Ez a leírás tartalmazza a gépészettel és az erősáramú kiépítéssel kapcsolatos információkat, valamint a gipszkartonfalakra, mosdókra, konyhára, belső nyílászárókra vonatkozó részleteket. A falak színe, a padlószőnyeg árkategóriája, a konyha mérete és minősége is a tárgyalások ezen fázisában kerül meghatározásra. Amennyiben a Bérlőnek ettől eltérő igénye van, például színes falfelületeket, üvegfalat, vagy mobilfalat szeretne annak általában minden költsége őt terheli a továbbiakban. A második esetben, a négyzetméter alapján meghatározott hozzájárulás során már nehezebb megtippelni, hogy pontosan mire lesz elég a Bérbeadó által ajánlott hozzájárulás. Ebben az esetben már a tárgyalások elején deklarálja a Bérbeadó, hogy a gyakorlata szerint mekkora kiépítési hozzájárulást ajánl. A bérlő igényei alapján a Bérbeadó elkészíti a pontos költségkalkulációt, s általában ekkor derül ki, hogy mennyire fedezi a Bérbeadó által megajánlott összeg a Bérlőjelölt elképzeléseit. Elkerülendő a későbbi vitás helyzeteket célszerű már a szerződéskötés során megállapodni a részletekben.

2017 második felétől rendkívüli módon megemelkedtek az építőipari árak. Jelen piaci tendenciák alapján idén már minimum 250 euró/m2 ráfordítás szükséges egy jó minőségű, A kategóriás irodaházban iroda kialakításra. Az új építésű irodaházak általában többet, 300 euró/m2 hozzájárulást ajánlanak, mely tapasztalatunk alapján fedezi a teljes kiépítést. Az árak mellett, a kiépítések időtartama is emelkedett. A szakemberek sokkal hosszabb határidővel vállalják a megbízásokat a munkaerőhiány és a megnövekedett igények miatt. A korábban 8-12 hetes határidővel vállalt kiépítés idén már akár 12-16 hétig is eltarthat.

„Általános tapasztalat, hogy célszerű az irodakeresést már legalább 9 hónappal, 3000 m2 felett pedig akár 12-18 hónappal a tervezett költözést megelőzően elkezdeni. Javasoljuk a Bérlőknek, hogy érdekeik képviseletét bízzák szakemberre, akik piaci ismeretükkel, tapasztalataikkal egységessé és átláthatóvá teszik az egész folyamatot. Érdemes már a kezdet kezdetén olyan metódus szerint bekérni az árajánlatokat, amelyek alapján könnyen összehasonlíthatók az ajánlatok és egyértelműen kiderülnek az egyes opciók költségei. A bérlők szakember bevonásával könnyebben tudják összehasonlítani és optimalizálni az új iroda felkutatásával és kiépítésével járó költségeket.” – összegezte Csomor Éva, a Robertson Hungary ingatlanbérbeadással foglalkozó tanácsadója.

Robertson