Ennek fényében a munkáltatóknak újra kell gondolniuk a távmunkára vonatkozó szabályaikat és rugalmasabb munkarendet kell alkalmazniuk, amely lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy kiválasszák, hogy honnan akarnak dolgozni – derül ki a flexibilis irodaszolgáltatók egyik piacvezetője, a magyarországi alapítású New Work irodahasználati szokásokat vizsgáló kutatásának eredményeiből.

„Iroda menet közben” – egy meghatározó trend a következő évekre

A COVID-19 számos területen váratlan változásokat hozott magával és a járványt övező bizonytalanság jelentős hatással volt irodahasználati szokásainkra is. A bérlők ma rugalmasságot és több elérhető szolgáltatást várnak el, míg a COVID-19 előtt az első számú prioritás csak a lokáció és az ár volt.

Egy kényelmes munkaterület íróasztallal egy központi irodájában már nem elég, amire mindannyiunknak szüksége van, az a lehető leggyorsabb hozzáférés egy munkaállomáshoz. Erre az igényre adott válasz az „iroda menet közben” néven ismert koncepció, melyre világszerte egyre több vállalat teszi le a voksát. Számos nem irodapiaci szereplő is flexibilis irodaterületek kialakítása mellett döntött, mint például a svájci vasút, mely a pályaudvarokon alakított ki munkaállomásokat vagy olyan nagy hotelláncok, mint az Accor, mely több szállodájában is irodákat nyitott meg vendégei előtt.

„A McKinsey friss, a munka jövőjét a COVID-19 után vizsgáló tanulmánya szerint a munkák 25%-a, a számítógépen végzett munkáknak pedig a 70%-a elvégezhető teljes egészében otthonról vagy egy hibrid megoldás keretében részben otthonról, részben az irodából. Mindez azt jelenti, hogy 30%-kal kevesebb irodaterületre lesz szükség a cégek központi irodáiban, viszont jelentősen nőni fog a több lokációban elérhető, flexibilis irodaterületek iránti igény. Ennek fényében a munkáltatóknak újra kell gondolniuk a távmunkára vonatkozó szabályaikat és rugalmasabb munkarendet kell alkalmazniuk, amely lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy kiválasszák, hogy honnan akarnak dolgozni” – foglalja össze Hubert Abt, a New Work vezérigazgatója, mely az egyik vezető, független flexibilis irodaterület-szolgáltató Közép- és Kelet-Európában.

Rugalmas megoldás pozitív társadalmi hatással

Irodai munka elvégzésére alkalmas helyek a jövőben a város minden sarkában elérhetőek lesznek, ami pozitív társadalmi hatásokkal jár majd. Nemcsak a munka és a magánélet jobb egyensúlyának biztosítását segíti elő, hanem a szén-dioxid-kibocsátás csökkentését is. Kutatások szerint a helyszín szempontjából flexibilis munkaerő-menedzsment akár 30%-kal is csökkentheti a forgalmi szennyezést csúcsidőben.

„A jelen helyzetben a munkavállalók és a munkáltatók is újraértékelték szinte az összes eddigi munkavégzéssel kapcsolatos alapvetést. A munkahelyi ingázás időtartama és annak környezeti terhelése, a rugalmasság, a virtuális munkavégzés és csapatirányítás lehetősége mind olyan tényezők, amik a korábbinál jóval fontosabbá váltak ”- állítja Hubert Abt.

A rugalmasság többet ér, mint valaha

Az iroda, mint tudjuk, teljesen megváltozott és ma már egy rugalmas helyet jelent, amelyet az ügyfelek lehetőségeik és igényeik szerint szeretnének bérelni. Még 10 évvel ezelőtt a flexibilis irodaterületek a lengyel, a cseh, a román és a magyar piacon összesen 42 000 négyzetmétert tettek ki, 2020-ra ez a szám 482 000 négyzetméterre nőtt a JLL tanácsadócég FlexOffice jelentése szerint.

Ez a látványos növekedés azt mutatja, hogy a piac elvárja a rugalmas üzleti megoldások elérhetőségét és mindez még fontosabb egy járvány idején, amikor a házból való minden kilépés során különböző korlátozásokra kell figyelni. A flex irodapiac eddig  átlagosan 30%-kal nőtt évente és a rugalmas irodaterületek iránti növekvő igény a továbbiakban jelentősen fel fogja gyorsítja ezt a növekedést. Mark Dixon, az világ legnagyobb flex irodaterület-szolgáltatójának számtó IWG vezérigazgatója, azt jósolja, hogy a jövőben összes új irodabérlet 70%-át rugalmas feltételekkel kötik majd meg.

Mindennek fényében a flexibilis irodaterületek iránti kereslet hamarosan elérheti a meglévő kínálat tízszeresét. Ez nem a COVID-19 következménye, hanem a közelgő recesszióé, amelyben a cégeknek nagy szükségük lesz a rugalmas feltételekre és a használatra kész irodákra, mivel nem lesz pénzük saját iroda teljes körű kialakítására költeni.

Egy új korszak kihívásai

A COVID-19 előtt a flexibilis irodaszolgáltatók bevételeinek 85%-a irodahelyiség kiadásából származott, míg 15% az értékesített szolgáltatásokból. Ma a bevételek 60%-a származik az irodakiadásból, 40% pedig szolgáltatásokból és tagsági díjakból. Az New Work elemzései és előrejelzései szerint az irodaterület-bérbeadásból származó bevételek aránya hamarosan 40%-ra csökken majd. A járvány drasztikusan megváltoztatta az ügyfelek igényeit és viselkedését, a vállalatok ma már nem csak egy központi irodára koncentrálnak, hanem egyéni munkaállomásokat is fenntartanak, amelyeket az alkalmazottak és az üzleti partnerek használhatnak. Mindenki számára fontos, hogy elkerülje a felesleges utazást, a véletlenszerű kapcsolatba kerülést random emberekkel és a nem megbízható helyszínek látogatását.

„A digitális megoldások – melyek használata minden üzleti szektorban egyre fontosabb szerepet tölt majd be –  lehetővé teszik, hogy mindenki onnan és akkor dolgozzon, ahonnan és amikor szeretne. Épp ezért arra számítok, hogy hamarosan sztenderdé válnak az olyan megoldások, melyben egy cég tagságot tart fent flexibilis irodákban és a munkavállalóik őket segítő okostelefonos applikációkat használnak. A digitális irodabérlettel használó munkaállomások rendkívül korszerű megoldásokat nyújtanak és új mércét állítanak fel az irodapiacon ”- teszi hozzá Hubert Abt.

A New Work irodapiaci kutatásából az is kiderül, hogy a bérleti szerződéseket szolgáltatási és tagsági szerződések váltják majd fel, a flexibilis irodaterületek foglalását és az ott elérhető komplex szolgáltatásokat pedig külön alkalmazás kezeli. A felhasználók az alkalmazáson keresztül könnyen hozzáférhetnek minden irodai szolgáltatáshoz, például munkaterületet vagy konferenciatermet foglalhatnak le, valamint további szolgáltatásokat vehetnek igénybe, beleértve az informatikai segítségnyújtást is. A kapcsolódó alkalmazás ezen felül pedig közösségi platformként is funkcionál.

New Work